MEMBENAHI koperasi

Sebagai manajer koperasi. Tugas berbenah tak pernah habis. Selalu saja ada yang dibenahi. Entah itu ketika pertama kali membenahi koperasi yang baru berdiri, maupun membenahi koperasi yang sudah lama berdiri. Apa saja yang harus dibenahi dalam suatu Koperasi? Dibawah ini saya tuliskan beberapa hal yang perlu dibenahi :

1. Data anggota
2. Bukti-bukti transaksi
3. Laporan keuangan
4. Utang piutang
5. Simpanan anggota
6. Pinjaman anggota
7. Rekening bank
8. Pajak
9. Data karyawan
10. Absensi karyawan
11. Penilaian kinerja
12. Rekruitment dan seleksi
13. Pelatihan dan pengembangan karyawan
14. BPJS karyawan
15. Perjanjian kerja karyawan
16. Kantor dan lingkungan kerja
17. Surat-surat
18. Dokumen-dokumen penting
19. Data aktiva
20. Aktiva tetap
21. Perlengkapan kantor
22. Arsip hardcopy dan softcopy
23. Sistem informasi
24. Pengamanan aset
25. Hubungan dengan stakeholder
26. Pengelolaan usaha
27. Pengawasan usaha
28. Pengembangan usaha
29. Maintain customer
30. Dll.

Dan ada beberapa hal lain yang mungkin belum terpikirkan oleh saya sekarang ini. Seorang manajer memiliki tugas dan tanggung jawab untuk membenahi hal-hal tersebut diatas. Tidak harus dibenahi sendirian, namun bisa didelegasikan kepada bawahannya. Namun sebelum mendelegasikan, tugas manajer jugalah untuk memastikan bahwa apa yang didelegasikan sudah jelas dan dapat dipahami. Dan orang yang didelegasikan sudah siap menerima penugasan. Perlu diingat bahwa kita bisa mendelegasikan tugas, namun kita tidak bisa mendelegasikan tanggung jawab. Jika bawahan tidak sanggup menyelesaikan tugas yang didelegasikan, maka otomatis tugas tersebut menjadi tugas sang atasan.

Menuliskan daftar tersebut diatas saja sudah cukup membuat otak penat, apalagi Jika dibayangkan. Memang tidak ringan tugas dan tanggung jawab seorang manajer koperasi. Karena dari itu, jangan dibayangkan. Dikerjakan saja, satu demi satu. Banyak berbuat baik dan berdoa agar Allah mempermudah pekerjaan kita, atdau membuat kita lebih tangguh. 

stress anak TK

Setelah hampir dua tahun bekerja di Koperasi tantangan justru semakin bertambah, dan perlu ada pendekatan baru, cara berpikir baru, sistem baru untuk menghadapi tantangan itu dan mengelola Koperasi saat ini. Ada banyak perkembangan dibanding dua tahun yang lalu, di sisi lain masih banyak juga hal-hal yang menjadi PR untuk saya. PR yang rasanya saya akan merasa bersalah dan gelisah jika meninggalkan organisasi ini dengan meninggalkan PR tersebut. Di bidang keuangan pengelolaannya masih belum termonitor dengan baik. Di bidang permodalan masih belum bisa memenuhi kebutuhan modal yang ada. Di bidang akuntansi belum diterapkan prosedur akuntansi. Di bidang perpajakan belum bisa memenuhi semua kewajiban perpajakan. Di bidang SDM tata kelolanya masih belum sepenuhnya profesional, dan PR di bidang-bidang lain.

Jika diibaratkan manusia, koperasi ketika saya pertama kali bekerja adalah seorang bayi - masih belum bisa dan belum punya apa-apa, tidak ada siapapun yang menuntut apapun dari seorang bayi kecuali kesehatannya. Saat ini Koperasi bisa diibaratkan anak TK yang sebentar lagi masuk SD. Selain harus sehat, sudah ada banyak tuntutan bagi si anak, sudah harus kenal angka, sudah harus kenal huruf, sudah harus bisa mandi, pakai baju sendiri, makan sendiri. Tidak ada masalah dengan tuntutan-tuntutan tersebut selama orang tua dan guru sang anak memberi pengarahan serta perhatian yang dibutuhkan dan menciptakan lingkungan yang kondusif bagi sang anak untuk belajar dan berkembang. Dan menjadi tidak adil jika menuntut anak TK untuk bisa kenal huruf angka jika orang tua dan guru memberi sedikit sekali perhatian dan bimbingan. Meskipun tidak ada yang menyampaikan tuntutan-tuntutan secara langsung namun saya sebagai manajer merasa cukup sadar bahwa itu tugas dan tanggung jawab saya.

Di koperasi yang menjadi orang tua dan gurunya adalah anggota dalam hal ini diwakili oleh pengawas dan pengurus, saya dalam hal ini secara personal sebagai manajer merasa seperti anak TK yang merasakan tuntutan untuk bisa baca tulis tanpa perhatian yang memadai dari orang tua dan guru. Kalau saja si anak TK itu tidak stress dan masih sehat-sehat saja itu sudah bagus.

#jalani saja

tidak cukup satu PEMIKIR

Koperasi jika ingin berkembang terus menghadapi tantangan-tantangan yang ada di masa depan, maka perlu lebih dari satu orang yang aktif memikirkan koperasi, menantang status quo, mengkritisi sistem yang ada, memikirkan apa yang nanti akan terjadi, mengeksploitasi peluang, mengatasi tantangan, membawa koperasi ke tingkat yang lebih tinggi. Tentu koperasi bisa berjalan dengan apa yang ada sekarang, namun kita tak akan jauh kemana-mana jika hanya berjalan. Koperasi perlu berlari, melompat, menaiki kendaraan jika ingin mencapai tujuan-tujuan yang lebih jauh. Tentunya diperlukan pengorbanan yang lebih untuk bisa tidak sekedar berjalan, dan pengorbanan yang paling berharga dari seorang manusia adalah pemikirannya.

Perlu ada orang-orang yang tidak hanya melakukan apa yang biasa dilakukan, tapi juga bertanya dan berpikir bagiamana kita bisa melakukannya dengan lebih baik, lebih cepat, lebih mudah, lebih efisien. Perlu ada orang-orang yang tidak hanya bereaksi terhadap masalah, tapi juga mengantisipasi masalah. Perlu ada orang-orang yang tidak hanya berpikir apa yang terjadi saat ini, tapi juga berpikir apa yang terjadi di masa depan. Perlu ada orang-orang yang tidak hanya ingin tahu, tapi juga peduli. Perlu ada orang-orang yang tidak hanya berpikir sempit di satu bidang, tapi juga berpikir secara keseluruhan.

Tidak peduli organisasi apapun, jika didalamnya cuma ada satu orang pemikir, organisasi tersebut tidak akan pergi jauh layaknya orang yang berjalan kaki.

Tugasmu TUGASKU Juga, Tugasku Tugas Siapa?

Saya seringkali mengatakan kepada rekan-rekan staf bahwa tugas kalian adalah tugas saya juga, tanggung jawab kalian adalah tanggung jawab saya juga. Jika pada akhirnya kalian tidak mengerjakan tugas dengan benar maka saya yang pada akhirnya memperbaiki tugas tersebut agar menjadi benar. Jika ternyata kalian tidak memenuhi tanggung jawab yang harusnya kalian laksanakan, saya juga ikut bertanggung jawab. Jadi saya harus bisa mengerjakan tugas dan memikul tanggung jawab sembilan orang staf. Saya terima itu, meskipun berat, karena memang itu bagian dari tugas dan tanggung jawab seorang manajer. Itu mengapa manajer dibayar berkali-kali lipat dari staf, karena tuntutan kerjanya juga berkali-kali lipat dari staf.

Lalu pertanyaannya, jika ternyata waktu dan pikiran saya habis untuk memperbaiki tugas staf yang kurang sempurna, membimbing mereka supaya mereka bisa mandiri, memfasilitasi mereka supaya pekerjaannya lancar. Lalu kapan waktu saya untuk mengerjakan tugas saya: yaitu membangun sistem. Membangun sistem bukanlah sesuatu yang mudah, apalagi dibuat dari nol dan dikerjakan seorang diri. Siapa yang membantu saya membuat sistem? Siapa yang menggantikan saya membuat sistem jika saya berhalangan? Disitu kadang saya merasa sedih.

Bahkan pekerjaan membangun sistem itu sendiri pekerjaan yang saya berikan kepada diri sendiri, tidak ada yang memerintahkan saya untuk membangun sistem, tidak ada yang mengontrol saya dalam membangun sistem, ketika sistem ini selesai saya tidak punya kewajiban melaporkan hasilnya kepada siapa-siapa.

Apakah salah mereka yang belum punya kesadaran membangun suatu sistem? Atau salah saya yang belum mengajak mereka bersama-sama membangun sistem? Waktu dan energi akan habis jika harus menyalahkan ini itu. Sebaiknya waktu yang ada digunakan untuk melaksanakan tugas yang ada, sebisa mungkin meskipun seorang diri.

segerombolan ANAK BARU

Sungguh luar biasa koperasi ini menurut saya, dikelola oleh segerombolan anak-anak baru yang tidak berpengalaman, termasuk manajernya. Orang-orang yang tidak punya pengalaman di koperasi, orang-orang yang tidak punya pengalaman bekerja di kantoran, orang-orang yang tidak punya pengalaman bekerja sama sekali, orang-orang yang tamatan SMA. Orang-orang itu lah yang diserahkan tanggung jawab untuk mengelola koperasi, bisa dibayangkan bagaimana kacaunya. Pada kenyataannya, untungnya tidak sekacau itu. Tentu masih banyak hal yang belum dilakukan segerombolan anak-anak baru ini, namun kembali lagi: apa yang kamu harapkan dari segerombolan anak baru?

Segerombolan anak-anak baru yang tidak berpengalaman ini ditugaskan mengelola Koperasi layaknya segerombolan domba yang ditugaskan memburu babi hutan, entah kenapa berhasil menangkap beberapa babi hutan. Saya percaya segerombolan domba ini kelak kemudian akan menjelma menjadi sekelompok serigala. Segerombolan anak-anak baru ini kelak akan menjadi tim yang terdiri dari para profesional. Bagaimanapun juga sampai saat ini, anak-anak baru ini mampu mengelola koperasi sampai dengan seperti ini.

Tidak ada lagi yang harus diperintah untuk pekerjaan yang sifatnya rutin. Tidak ada lagi yang masalah miskomunikasi karena pekerjaan yang tidak terkoordinasi dengan baik. Tidak ada lagi lingkungan kerja, tumpukan berkas dan file yang berantakan. Tidak ada lagi yang bekerja dengan lambat. Tidak ada lagi yang tidak jelas mengenai tugas dan tanggungjawabnya. Tidak ada lagi masalah kedisiplinan. Pada akhirnya segerombolan akan-anak baru ini yang tadinya tidak tahu apa yang harus dilakukan, yang harus selalu diingatkan, yang pekerjaannya kurang memuaskan, akan menjadi profesional yang tahu betul apa tugas dan tanggung jawabnya, mampu bekerja secara mandiri dan dapat memberikan hasil kerja yang memuaskan.

Entah bagaimana caranya saya cuma punya firasat bahwa anak-anak baru ini akan menjelma menjadi para profesional dan membawa koperasi menjadi organisasi yang profesional.

I'm sorry GOODBYE

Maafkan jika nanti saya harus mengundurkan diri dari koperasi.

Bukan karena saya tidak cinta dengan koperasi, organisasi yang telah bersama-sama kita besarkan.

Bukan karena saya tidak ingin bersama-sama dengan kalian lagi, meskipun menyenangkan.

Bukan karena saya tidak sanggup lagi, saya masih sanggup.

Bukan karena saya tidak dibayar cukup, sedari awal saya bekerja disini saya tidak terlalu mempersoalkan bayaran.

Bukan karena tugas saya selesai, tugas memelihara dan mengembangkan koperasi tidak akan pernah selesai.

Dan bukan karena alasan-alasan lainnya yang kalian pikirkan.

Hanya saja jika nanti saya harus mengundurkan diri dari koperasi.

Karena memang sudah sunatullah ada pertemuan dan ada perpisahan, dan ini adalah waktunya perpisahan.

Karena memang sudah cukup waktu saya di koperasi, jangan tanyakan mengapa.

Karena memang ada jalan lain yang harus saya tempuh, dan itu bukan di koperasi ini.

Karena manusia harus senantiasa hijrah dari tempat yang baik ke tempat yang lebih baik.

Dan terkadang sebuah perpisahan tidak butuh alasan supaya kita bisa menerimanya.

Kelak Ini adalah sebuah perpisahan antara saya dan koperasi.

Kelak ini adalah sebuah perpisahan antara saya dan rekan-rekan semua.

Tidak perlu ada jawaban atas pertanyaan mengapa.

Hanya butuh pengertian dan penerimaan.

Dan saya titipkan koperasi ini kepada rekan-rekan semua.

Koperasi bukan sekedar koperasi. Koperasi adalah alasan mengapa kita bertemu, kenal satu sama lain dan menjadi keluarga.

Mengapa Koperasi Tidak Maju ( part 1 )

Mengapa sepertinya koperasi yang saya kelola dan koperasi-koperasi lain agak tersendat kemajuannya. Apakah masalah kurangnya modal? Mungkin saja. Namun sejauh yang saya perhatikan, dan yang hampir pasti menghambat kemajuan koperasi adalah kurangnya SDM yang kompeten yang mengelola koperasi itu sendiri, mulai dari pengawas, pengurus, pengelola sampai dengan karyawannya. Salah satu faktor mengapa kebanyakan SDM di koperasi kurang kompeten dibandingkan SDM di perusahaan-perusahaan swasta yang berbentuk PT adalah karena tingkat kompensasi yang diberikan kepada pejabat koperasi (penagawas, pengurus, pengelola dan karyawan) terlalu rendah. Efeknya adalah :

Dewan Pengawas yang berfungsi mengawasi jalannya koperasi dari segi manajemen, bisnis dan keuangan. Juga berfungsi sebagai tim audit. Pekerjaan seperti ini sama sekali tidak bisa dianggap ringan dan perlu kompetensi khusus. Minimal perlu orang-orang yang bersedia meluangkan waktu secara rutin untuk mengaudit koperasi secara periodik dan mau belajar. Bukan hanya mengkoreksi laporan pertanggungjawaban akhir tahun. Namun apa yang kebanyakan terjadi saat ini di kebanyakan koperasi? Dewan pengurus ada yang tidak berfungsi, tidak tahu berapa omset koperasi, tidak tahu apa permasalahan dan tantangan yang dihadapi koperasi, terlebih lagi pastinya tidak tahu jika ada penyelewengan yang terjadi di koperasi.

Mengapa dewan pengurus seakan tak peduli dengan koperasi? Mungkin karena tugas dan tanggung jawabnya tidak sebanding dengan bayaran yang diterima. Coba bandingkan berapa honor yang diterima oleh akuntan publik swasta dengan honor yang diterima pengawas, mungkin seperti langit dan bumi. Padahal tugas dan tanggung jawabnya tidak jauh beda. Ada andil dari anggota koperasi juga yang tidak berani memberi honor tinggi kepada pengawas, mungkin dikarenakan takut mengurangi SHU, dan premis awal bahwa tugas pengawas begitu-begitu saja, tidak ada yang berat.

Pengurus yang berfungsi sebagai board of director koperasi. Berapa gaji yang diterima direktur di sebuah PT dengan gaji yang diterima pengurus koperasi dengan omset yang sama, apakah sebanding atau tidak? Kebetulan di koperasi karyawan dimana saya bekerja, dan mungkin di sebagian besar koperasi karyawan yang lain. Bahwasanya pengurus adalah karyawan aktif dari perusahaan dimana koperasi tersebut berada, jadi pengurus mempunyai double job sebagai karyawan perusahaan dan pengurus koperasi. Anda bisa tebak mana yang diprioritaskan jika ada tugas yang bentrok antara perusahaan dan koperasi, mana yang lebih mendapat prioritas waktu, apakah pekerjaan di perusahaan ataukah pekerjaan di koperasi. Jika di sebuah PT, direksi memiliki pekerjaan penuh waktu sebagai direktur di perusahaan tersebut. Berbeda dengan di koperasi karyawan, pengurus memiliki pekerjaan paruh waktu atau lebih tepatnya disebut pekerjaan sisa waktu ( itupun jika ada sisa ) di koperasi. Sebagai komandan koperasi, waktu dan pikiran yang dialokasikan untuk koperasi adalah waktu dan pikiran sisa setelah seharian dan seminnggu penuh bekerja di perusahaan. Bagaimana koperasi bisa maju jika yang diberikan hanya sisa-sisa waktu dan tenaga.

Mengapa pengurus bisa seperti itu... Ya, jelas, manusiawi dan masuk akal. Perusahaan memberikan gaji dan keamanan kerja yang lebih dibanding koperasi. Idealnya perusahaan mau mentugaskaryakan karyawannya yang kebetulan diangkat menjadi pengurus koperasi. Atau mengangkat pengurus dari non karyawan yang saat ini dengan adanya undang-undang nomor 17 tahun 2012, pengurus bisa diangkat dari non anggota.

To be continued...